文書としてはキレイだか、オヤジからしたら残念なExcelになってる人いますね～。
Excelの正規化って？
＜事例＞
次の表をご覧ください。
見た目は当たり障りない表でしょう。
ところが、オヤジから言わせてもらえれば、Excelとしては大変残念な結果になってしまっています。
どこが！って怒られそうですね。
Excelはワープロとは違うんです。
＜理由＞
店舗別売上をまとめた表ですが、自分または他人の誰かが２次加工する配慮が全くありません。
急に商品別の集計表がほしいと言われたらどうしますか？
また１から作り直しですか？
Excelで作成する際にダメな点は以下の赤枠になります。
ワープロ文書なら普通の書き方ですかね。
Excelを最大限に活用するには正規化なんです。
せっかく集めたデータを色々な集計方法で多様な見せ方ができるのが、Excelの利点です。
以下は、データの正規化の一例です。
■なんの工夫も無い表になってしまいましたね！！
このデータの集まりにすることが、正規化です。
難しい言い方をすれば、Excelデータの１行はデータベースの１レコードに相当します。
正規化するメリット Excelのフィルタ検索
１．正規化されたデータはフィルター機能「並び替えとフィルター」→「フィルター(F)」でデータの抽出ができます。
２．フィルターを選択すると項目名の脇に[▼]ボタンが表示されます。
３．商品項目の[▼]ボタンを押すと、以下のような選択画面が表示されます。
４．商品項目欄でA商品のみを選択して[OK]をクリック。
５．Ａ商品の売上だけが抽出されました。
合計欄を表示する
先ほどの正規化されたExcelデータの表に合計欄を作成して見ます。
今度はフィルター機能で、店舗名を「東京店」で抽出してみます。
「東京店」で抽出できました。
更に、合計欄は「東京店」のみの合計になっています。
フィルター検索後の抽出した表を保存する。
この抽出された表をドラッグにより「範囲指定」して「コピー」、Excelシートの空き部分に「貼り付け」すればA商品だけの表ができあがります。
＜まとめ＞