カテゴリー: Spreadsheet

オヤジのExcel講座では、初心者やExcelが苦手な方に最低限知ってほしい使用方法をお知らせします。

ショートカットキー第２弾

みなさんはExcelの使用中に、色々なExcelの機能を利用しているかと思います。ここでは良く使う機能を簡単に実行できるショートカットキーについて、何回かに分けて説明します。

きっとExcelの作業効率が上がりますので、お試しください。

【Ctrl】＋【X】

機能：

このショートカットキーは、「切り取り」です。

切り取られたデータはクリップボードに一時的に保存され、貼り付け（ペースト）することができます。

使い方：

【Ctrl】キーと【X】のキーを同時に押します。

１、切り取りしたいセルや範囲、文字を選択した状態で、【Ctrl】キーを先に押したまま、【X】のキーを押します。

２、切り取りしたいセルや範囲、文字を選択した状態で、移動したいセルで【Ctrl】キーを先に押したまま、【V】のキーを押します。

その他：

ショートカットキーを使用していない場合、切り取りしたいセルや範囲、文字を選択した状態で、 右クリックして、「切り取り（T）」を選択（クリック）したのと同じことになります。

【Ctrl】＋【P】

機能：

このショートカットキーは、「印刷」です。

「印刷」の画面（印刷ダイアログ）を表示することができます。

使い方：

【Ctrl】キーと【P】のキーを同時に押します。

その他：

ショートカットキーを使用していない場合、「ファイル」→「印刷」を選択（クリック）したのと同じことになります。

【Ctrl】＋【O】

機能：

このショートカットキーは、「ファイルを開く」です。

使い方：

【Ctrl】キーと【O】のキーを同時に押します。

その他：

ショートカットキーを使用していない場合、「ファイル」→「開く」を選択（クリック）したのと同じことになります。

【Ctrl】＋【S】

機能：

このショートカットキーは、「上書き保存」です。

初めて保存する場合は、「名前を付けて保存」となります。

使い方：

【Ctrl】キーと【S】のキーを同時に押します。

その他：

ショートカットキーを使用していない場合、「ファイル」→「上書き保存」または「名前をつけて保存」を選択（クリック）したのと同じことになります。

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ショートカット

ショートカットは近道ですね。

みなさんはExcelの使用中に、色々なExcelの機能を利用しているかと思います。ここでは良く使う機能を簡単に実行できるショートカットキーについて、何回かに分けて説明します。

きっとExcelの作業効率が上がりますので、お試しください。

【Ctrl】＋【C】

同じ内容を入力する際にコピーして貼り付けたほうが楽な時がありますよね。

機能：

このショートカットキーは、コピー＆貼り付け（ペースト）する際の「コピー」になります。

コピーした内容は「クリップボード」という領域に一時的に保存されています。

使い方：

【Ctrl】キーと【C】のキーを同時に押します。

１、コピーしたいセルや範囲、文字を選択した状態で、【Ctrl】キーを先に押したまま、【C】のキーを押します。

その他：

ショートカットキーを使用していない場合、コピーしたいセルや範囲、文字を選択した状態で、 右クリックして、「コピー（C）」を選択（クリック）したのと同じことになります。

【Ctrl】＋【V】

機能：

このショートカットキーは、コピー＆貼り付け（ペースト）する際の「貼り付け（ペースト）」になります。

「貼り付け（ペースト）」する内容は、直前の「コピー」実行により「クリップボード」という領域に一時的に保存されている内容です。

使い方：

【Ctrl】キーと【V】のキーを同時に押します。

１、コピーした内容を「貼り付け（ペースト）」したい位置「Ｄ２」のセルを選択した状態で、【Ctrl】キーを先に押したまま、【V】のキーを押します。

２、別の「貼り付け（ペースト）」したい位置「Ｄ３」や「Ｄ４」のセルを選択した状態で、【Ctrl】キーを先に押したまま、【V】のキーを押します。

直前にコピーされた内容はクリップボードに保存されているため、繰り返し「貼り付け（ペースト）」が行えます。

その他：

ショートカットキーを使用していない場合、右クリックして、「貼り付け」を選択（クリック）したのと同じことになります。

【Ctrl】＋【Z】

機能：

このショートカットキーは、「貼り付け（ペースト）」した際などに、その直前の操作を元に戻す機能になります。

使い方：

【Ctrl】キーと【Z】のキーを同時に押します。

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曜日を求めたいとき

WEEKDAY関数の記述方法

＝WEEKDAY（数値・式またはセル [，種類]）

日付に対応する曜日を返します。

※種類を省略できます。省略すると既定値で戻り値を返します。

既定値では、戻り値は 1 (日曜) から 7 (土曜) までの範囲の整数となります。

◼️使用方法

• ”＝WEEKDAY（ ”と入力する
• 曜日を求める位置のセルを指定する
• ”）”【Enter】

指定されたセルの日付に対応した曜日を求めます。

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＜応用編＞曜日を漢字で表示したい場合

◼️使用方法

• ”＝MID（ ”日月火水木金土”，”と入力する
• ”WEEKDAY（ ”と入力する
• 曜日を求める位置のセルを指定する
• ”）”
• ”，１）”と入力する
• 【Enter】

指定されたセルの日付に対応した曜日を求めます。

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現在の日付・時刻を求めたいとき

NOW関数の記述方法

＝NOW（ ）

現在の日付・時刻に対応するシリアル値を返します。

シリアル値はExcel で日付や時刻の計算に使用されるコードのことで、1900 年 1 月 1 日がシリアル値 1 に設定されており、1900 年 1 月 1 日から現在が何日経過しているかを数値で返します。

※表示形式が自動的に日付・時刻に変更され、日付・時刻で表示されます。

◼️使用方法

• ”＝NOW（ ）”【Enter】

※NOW関数に引数はありません。

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シリアル値を確認するには

「セルの書式設定」で「表示形式」を標準とすることで確認できます。

計算で使用

NOW関数のシリアル値を計算で使用できます。

例

”＝NOW（ ）＋ 5 ”

今日から５日後の日付・時刻を表示できます。

TODAY関数との違い

TODAY関数は日付のシリアル値を取得可能ですが、NOW関数は日付・時刻のシリアル値を取得可能です。日付と時刻は小数点で区切られ、「０．５」が正午を意味しています。

下記の図は、NOW関数とTODAY関数のシリアル値を同時に表示した例になります。

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現在の日付を求めたいとき

TODAY関数の記述方法

＝TODAY（ ）

現在の日付に対応するシリアル値を返します。

シリアル値はExcel で日付や時刻の計算に使用されるコードのことで、1900 年 1 月 1 日がシリアル値 1 に設定されており、1900 年 1 月 1 日から現在が何日経過しているかを数値で返します。

※表示形式が自動的に日付に変更され、日付で表示されます。

◼️使用方法

• ”＝TODAY（ ）”【Enter】

※TODAY関数に引数はありません。

シリアル値を確認するには

「セルの書式設定」で「表示形式」を標準とすることで確認できます。

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計算で使用

TODAY関数のシリアル値を計算で使用できます。

例

”＝TODAY（ ）＋ 5 ”

今日から５日後の日付を表示できます。

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データの最小値を求めたいとき

MIN関数の記述方法

＝MIN（数値・式またはセル， 数値・式またはセル，数値・式またはセル・・・）

※括弧（）内の数値・式またはセルの数値の最小値を求めます。

※括弧（）内は”，”カンマで区切り複数指定できます。

MIN関数（セル範囲指定）

＝MIN（セル１：セル２）　　

セル1で指定した「セルC3」からセル2で指定した「セルC8」までの数値を参照して最小値を求めます。

◼️使用方法

• ”＝MIN（ ”と入力する
• 最小値を求める開始位置のセルを指定する
• ”.”ピリオドまたは”：”コロンを入力する
• 最小値を求める最終位置のセルを指定する
• ”）”【Enter】

範囲指定されたセルの最小値を求めます。”，”カンマで区切り、複数の範囲を指定することもできます。

例、B2～B6とB12～B16のセルの内容の最小値を求めます。

＝MIN（B2：B6，B12：B16）

データの範囲内にエラーが含まれるとき

最小値を求めるデータの範囲内にエラーがあると、正しい最小値が求められません。

エラーを放置せず、下記投稿を参考にしてエラー処理を行ってください。

「Excelの代表的なエラー簡単改善策　エラーを放置するのはやめよう」

「Excelの簡単なエラー対策　#DIV/0!を放置しない」

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データの最大値を求めたいとき

MAX関数の記述方法

＝MAX（数値・式またはセル， 数値・式またはセル，数値・式またはセル・・・）

※括弧（）内の数値・式またはセルの数値の最大値を求めます。

※括弧（）内は”，”カンマで区切り複数指定できます。

MAX関数（セル範囲指定）

＝MAX（セル１：セル２）　　

セル1で指定した「セルC3」からセル2で指定した「セルC8」までの数値を参照して最大値を求めます。

◼️使用方法

• ”＝MAX（ ”と入力する
• 最大値を求める開始位置のセルを指定する
• ”.”ピリオドまたは”：”コロンを入力する
• 最大値を求める最終位置のセルを指定する
• ”）”【Enter】

範囲指定されたセルの最大値を求めます。”，”カンマで区切り、複数の範囲を指定することもできます。

例、B2～B6とB12～B16のセルの内容の最大値を求めます。

＝MAX（B2：B6，B12：B16）

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データの範囲内にエラーが含まれるとき

最大値を求めるデータの範囲内にエラーがあると、正しい最大値が求められません。

エラーを放置せず、下記投稿を参考にしてエラー処理を行ってください。

「Excelの代表的なエラー簡単改善策　エラーを放置するのはやめよう」

「Excelの簡単なエラー対策　#DIV/0!を放置しない」

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整数値に四捨五入したいとき

前回の投稿でINT関数を使用した際の四捨五入をちょっとだけ書きましたが、四捨五入をする場合はROUND関数が便利です。

ROUND関数の記述方法

＝ROUND（数値・式またはセル , 桁数）

※括弧（）内の数値・式またはセルの数値を桁数（小数点以下の表示桁数）に四捨五入します。

• 桁数　０　・・・・整数に四捨五入する
• 桁数　２　・・・・小数点第２位に四捨五入する
• 桁数ー２　・・・・百の位に四捨五入する

◼️使用方法

• ”＝ROUND（ ”と入力する
• データを整数化するセルを指定する
• ”,”　を入力
• 四捨五入する桁数を指定する
• ”）”【Enter】

小数点以下で四捨五入したいとき

＝ROUND（C3 , 4）

桁数　４　・・・・小数点第４位に四捨五入する

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百の位に四捨五入したいとき

＝ROUND（C3， ｰ２ ）

桁数　ｰ２　・・・・小数点から左に２桁（百の位）目までを四捨五入する

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切上げしたいときはROUNDUP関数

ROUNDUP関数の記述方法

＝ROUNDUP（数値・式またはセル , 桁数）

※括弧（）内の数値・式またはセルの数値を桁数（小数点以下の表示桁数）に切上げします。

切り捨てしたいときはROUNDDOWN関数

ROUNDDOWN関数の記述方法

＝ROUNDDOWN（数値・式またはセル , 桁数）

※括弧（）内の数値・式またはセルの数値を桁数（小数点以下の表示桁数）に切り捨てします。

INT関数との違い

INT関数は整数値に切り捨てします。

ご参考までに、INT関数で同様な切り捨てを行うなら

＝INT（ C3 ×10000 ）÷10000

になります。

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もう知ってるふりは卒業しましょう。

整数化するならINT関数

セルC3には”3.14159265358979”と小数点以下14桁の数値が入っていますが、セルC3は”３”と表示されています。

この”３”は整数値ではありますが、実際のセルの値は”3.14159265358979”ですので、セルC3を100倍すると”314”になります。”300”にはなりません。

Excelでデータを整数にするならINT関数を使いましょう。

INT関数の記述方法

＝INT（数値・式またはセル）

※括弧（）内の数値・式またはセルの数値を最も近い整数に切り捨てます。

◼️使用方法

• ”＝INT（ ”と入力する
• データを整数化するセルを指定する
• ”）”【Enter】

例：　　=INT(3.14)　　 　 ・・・・　３

　　　　=INT(3+0.14) 　　・・・・　３

　　　　=INT(C3) 　　 ・・・・　３

四捨五入して整数化したいとき

INT関数は小数点以下切り捨てになります。整数化する際に四捨五入したいときありますね。

セルC3の値が、”3.6”とします。

• =INT(C3) 　　 ・・・・　３

となるので、

• =INT(C3＋0.5) 　　 ・・・・　4

になります。

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もう知ってるふりは卒業しましょう。

データ件数を表示するならCOUNT関数

Excelでデータの件数を表示するならCOUNT関数を使いましょう。

COUNT関数の記述方法

＝COUNT（セル， セル，セル・・・）

※括弧（）内のセルの”数値”のデータ件数を求めます。

※括弧（）内は”，”カンマで区切り複数指定できます。

COUNT関数（セル範囲指定）

＝COUNT（セル１：セル２）　　

セル1で指定した「セルB2」からセル2で指定した「セルB6」までのセルの内容を参照してデータ件数を求めます。

◼️使用方法

• ”＝COUNT（ ”と入力する
• データ件数を求める開始位置のセルを指定する
• ”.”ピリオドまたは”：”コロンを入力する
• データ件数を求める最終位置のセルを指定する
• ”）”【Enter】

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範囲指定されたセルのデータ件数を求めます。”，”カンマで区切り、複数の範囲を指定することもできます。

例、B2～B6とB12～B16のセルの内容のデータ件数を求めます。

＝COUNT（B2：B6，B12：B16）

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数値以外も含めてデータ件数を表示したい場合は、COUNTA関数

COUNTA関数の記述方法

＝COUNTA（セル1：セル2）

記述方法はCOUNT関数と同様です。こちらの関数は、セルの内容が数値以外の文字列や記号などもデータ件数にカウントし、空白のみ除外されます。

◼️使用方法

• ”＝COUNTA（ ”と入力する
• データ件数を求める開始位置のセルを指定する
• ”.”ピリオドまたは”：”コロンを入力する
• データ件数を求める最終位置のセルを指定する
• ”）”【Enter】

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範囲指定した中で、セルの内容が空白であるデータ件数を表示したい場合は、COUNTBLANK関数

COUNTBLANK関数の記述方法

＝COUNTBLANK（セル1：セル2）

記述方法はCOUNT関数と同様です。こちらの関数は、セルの内容が空白のみデータ件数にカウントされます。

◼️使用方法

• ”＝COUNTBLANK（ ”と入力する
• データ件数を求める開始位置のセルを指定する
• ”.”ピリオドまたは”：”コロンを入力する
• データ件数を求める最終位置のセルを指定する
• ”）”【Enter】

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オヤジのExcel講座では、初心者やExcelが苦手な方に最低限知ってほしい使用方法をお知らせします。

もう知ってるふりは卒業しましょう。

平均を表示するならAVERAGE関数

Excelで平均を表示するならAVERAGE関数を使いましょう。

AVERAGE関数の記述方法

＝AVERAGE（数値・式またはセル， 数値・式またはセル，数値・式またはセル・・・）

※括弧（）内の数値・式またはセルの数値の平均を求めます。

※括弧（）内は”，”カンマで区切り複数指定できます。

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AVERAGE関数（セル範囲指定）

＝AVERAGE（セル１：セル２）　　

セル1で指定した「セルB2」からセル2で指定した「セルB6」までの数値を参照して平均を求めます。

◼️使用方法

• ”＝AVERAGE（ ”と入力する
• 平均を求める開始位置のセルを指定する
• ”.”ピリオドまたは”：”コロンを入力する
• 平均を求める最終位置のセルを指定する
• ”）”【Enter】

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範囲指定されたセルの平均を求めます。”，”カンマで区切り、複数の範囲を指定することもできます。

例、B2～B6とB12～B16のセルの内容の平均を求めます。

＝AVERAGE（B2：B6，B12：B16）

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もう知ってるふりは卒業しましょう。

合計を表示するならSUM関数

Excelで合計を表示するならSUM関数を使いましょう。

SUM関数の記述方法

＝SUM（数値・式またはセル， 数値・式またはセル，数値・式またはセル・・・）

※括弧（）内の数値・式またはセルの数値を加算します。

※括弧（）内は”，”カンマで区切り複数指定できます。

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SUM関数を使わないで加算するとき（セル参照）

計算式ではセルの内容を参照して加算されます。

＝「セルB2」＋「セルB3」＋「セルB4」＋「セルB5」＋「セルB6」

◼️使用方法

• ”＝”に続けてセルを指定する
• ”＋”に続けて次のセルを指定する
• ２行目の繰り返し
• 【enter】

合計結果は求められますが、加算する項目が多いと複数指定するのが大変ですね。間違いではありませんが、頑張っても１０項目程度までじゃないでしょうか。５０項目や１００項目を加算するとなると個別に指定するのは難しいですよね。是非ともSUM関数を使用してください。

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SUM関数（セル範囲指定）

＝SUM（セル１：セル２）　　

セル1で指定した「セルB2」からセル2で指定した「セルB6」までの数値を参照して加算します。

◼️使用方法

• ”＝SUM（ ”と入力する
• 合計する開始位置のセルを指定する
• ”.”ピリオドまたは”：”コロンを入力する
• 合計する最終位置のセルを指定する
• ”）”【Enter】

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範囲指定されたセルを加算します。”，”カンマで区切り、複数の範囲を指定することもできます。

例、B2～B6とB12～B16のセルの内容を加算する

＝SUM（B2：B6，B12：B16）

オートSUM

選択されたセル内の数値・式またはセルの数値を加算します。

◼️使用方法

• 合計を表示したいセルにカーソルを合わせ、ツールバーのオートSUM【Σ】アイコンをクリックする
• 連続したデータなら自動的にセルの範囲され合計が表示されます
• 計算範囲が相違した場合はドラッグして範囲指定ができる

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文書としてはキレイだか、オヤジからしたら残念なExcelになってる人いますね～。

Excelの正規化って？

＜事例＞

次の表をご覧ください。

見た目は当たり障りない表でしょう。

ところが、オヤジから言わせてもらえれば、Excelとしては大変残念な結果になってしまっています。

どこが！って怒られそうですね。

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Excelはワープロとは違うんです。

＜理由＞

店舗別売上をまとめた表ですが、自分または他人の誰かが２次加工する配慮が全くありません。

急に商品別の集計表がほしいと言われたらどうしますか？

また１から作り直しですか？

Excelで作成する際にダメな点は以下の赤枠になります。

ワープロ文書なら普通の書き方ですかね。

Excelを最大限に活用するには正規化なんです。

せっかく集めたデータを色々な集計方法で多様な見せ方ができるのが、Excelの利点です。

以下は、データの正規化の一例です。

■なんの工夫も無い表になってしまいましたね！！

このデータの集まりにすることが、正規化です。

難しい言い方をすれば、Excelデータの１行はデータベースの１レコードに相当します。

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正規化するメリット　　Excelのフィルタ検索

１．正規化されたデータはフィルター機能「並び替えとフィルター」→「フィルター(F)」でデータの抽出ができます。

２．フィルターを選択すると項目名の脇に[▼]ボタンが表示されます。

３．商品項目の[▼]ボタンを押すと、以下のような選択画面が表示されます。

４．商品項目欄でA商品のみを選択して[OK]をクリック。

５．Ａ商品の売上だけが抽出されました。

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合計欄を表示する

先ほどの正規化されたExcelデータの表に合計欄を作成して見ます。

今度はフィルター機能で、店舗名を「東京店」で抽出してみます。

「東京店」で抽出できました。

更に、合計欄は「東京店」のみの合計になっています。

フィルター検索後の抽出した表を保存する。

この抽出された表をドラッグにより「範囲指定」して「コピー」、Excelシートの空き部分に「貼り付け」すればA商品だけの表ができあがります。

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＜まとめ＞

Excelデータを作成するときには正規化してください。データの量が多くなればなるほど便利さが伝わると思います。

Excelが苦手な方は、エラーが表示されていることも理解してない

＜事例＞

「＃DIV/0!」のエラー放置している人を多く見かけます。

ご自身はちゃんと数式を入力しているのですが、表示はエラーになっています。

「悪いのはExcelのほうだ～。」と思っているかは定かではありませんが・・・。

理由はどうあれ、エラー放置したままだと、格好悪いですよね。

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＜検証＞

セルの内容を見てみよう。

セルE3には「=C3/D3」と入力されています。
前年対比と求めるには、「東京店」の「2020年の売上」÷「2019年の売上」で正しい数式ですね。

正しい数式を入力しているはずの「福岡店」の前年対比が「#DIV/0!」のエラーが表示されています。

#DIV/0!

数式や関数で、除算する際に除数にゼロまたは空白セルを指定している。

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#DIV/0!エラー　IFERROR関数で簡単に回避できます。

＜対策＞

検証したセルに入力した数式「2020年の売上」÷「2019年の売上」は、除数がゼロになる可能性を考慮していないことが原因です。

「もしも除数がゼロになってエラーになったら、ゼロと表示して」との願いを、IFERROR関数で設定します。

IFERROR（　計算式　，０　）　・・・・計算式がエラーなら０と表示

#DIV/0!エラーのセルが「０％」と表示されましたね。

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＜対策＞

#DIV/0!エラーになっていないセルもIFERROR関数を設定することを忘れないでください。

■IFERROR関数の引数の意味

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#DIV/0!エラー　IF関数＋ISERROR関数で回避

IF　（　ISERROR（計算式），０　，計算式　）・・・計算式がエラーなら０を表示、エラーで無かったら計算式の結果を表示。

IF関数はExcelを使用する上で必要な関数です。別の投稿で詳しくご説明します。

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＜まとめ＞

エラーは放置せずに、エラーが発生しない数式に工夫しましょう。

Excelファイルで、意外にもよく見かけてしまう残念なことは、エラーの放置です。

＜事例＞

Excelが苦手な方は、エラーが表示されていることも理解してない方もいらっしゃいます。

「何か」分からないモノが表示されてるけど、「ちゃんと数式入れてるから大丈夫」なんて、その「何か」を放置してますよね～。

このまま資料として平気で使用している人を見かけますが、正直見た目の印象も悪いですよね。

代表的なExcelのエラー

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セルの幅が小さく、セルの内容が表示できていない。

※セル幅を広げることで改善しますが、印刷するプリンタ情報やフォントにより表示が相違することがありますので、印刷プレビューでご確認ください。

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#DIV/0!

数式や関数で、除算する際に除数にゼロまたは空白セルを指定している。

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#N/A

数式や関数で得た結果が、何もない。

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#NAME?

数式や関数を入力した際に、何らかの修正が必要です。

多くは入力ミスでExcelに数式や関数と理解されていない。

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#REF!

数式や関数が参照しているセルが有効でない。

数式や関数を入力した後で、行や列を削除したり、セルをドラッグして移動させてしまったことが主な原因。

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#VALUE!

数式や関数に問題がある。

ほか

＜まとめ＞

貴方のExcelファイル、上記エラー表示がありませんか？　ほとんどのエラーは入力間違えか、セルの移動や削除などが起因しています。

誰かにExcelファイルを送るなら、必ずパスワードを設定しましよう。

＜事例＞

仕事でExcelを使われてる方は、メール等で社内または社外にデータを送ることがあると思います。

いまでは当たり前ですが、パスワードを使用してますか？

とくにオヤジと同年代の還暦世代は、細かな字が苦手でしょうから、メールアドレスの見間違いで他人にメールしてしまった経験があるのではないでしょうか？

オヤジと同年代の還暦世代のみなさん、重要なExcelファイルを送り間違えたら、定年延長が終わっちゃいますよ～。

＜対策１＞

メールでの送信方法

必ずExcelファイルにはパスワードを設定して、１通目のメールでExcelファイルを先に送り、２通目のメールで開封パスワードを送りましょう。

万一、１通目を送り間違えても、パスワードを知らない先方はExcelファイルを開けません。

まあ、２通目も送り先のチェックをしないで、安易に送ってしまったら意味無いですけど。

＜対策２＞

パスワードの設定方法。

１．名前を付けて保存

２．[ツール(L)]をクリック。

３．[全般オプション(G)]をクリック。

４．「読み取りパスワード(O)」と「書き込みパスワード(M)」の欄に任意のパスワードを入力します。

「読み取りパスワード(O)」：このExcelファイルを開くためのパスワードになります。

「書き込みパスワード(M)」：このExcelファイルを開いた後に、編集させるためのパスワードになります。

読み取りさせないだけでしたら、「書き込みパスワード(M)」は省略できます。

５．任意のパスワードを入力したら［OK］をクリック。

６．パスワードの入力ミスを防ぐために、「パスワードの確認」により再入力を求められます。

５で入力した「読み取りパスワード」を入力して、[OK]をクリック。

７．パスワードの入力ミスを防ぐために、「パスワードの確認」により「書き込みパスワード」も再入力を求められます。

５で入力した「書き込みパスワード」を入力して、[OK]をクリック。

８．「ファイル名(N)」に任意のファイル名を入力して、[保存(S)]をクリック。

これでExcelファイルにパスワード設定できました。

パスワード付きのExcelファイルを開き方

１．Excelファイルを開くと、「パスワード」画面にてパスワードの入力が求められます。

２．ここでは「読み取りパスワード」を入力して、[OK]をクリック。

３．「書き込みパスワード」が設定されている場合、再度パスワードの入力が求められます。

４．編集する必要がない場合は、[読み取り専用(R)]をクリックして、読み取り専用としてExcelファイルを使用できます。

５．編集が必要な場合は、「パスワード(P)」に「書き込みパスワード」を入力して[OK]をクリック。

パスワード設定の注意点！

頑張って作成したExcelファイルのパスワードを忘れると、自分自身が開けなくなり、最悪は作成し直しなんて事態になりかねません。

社内では共通のパスワードでも良いかも知れませんが、いざ社外の方へ送る場合は、いつも同じとはいきませんね。

強固なパスワードを発行するようなソフトウェアもありますので、使用を検討して見てください。

＜まとめ＞

パスワードの使用と管理は大変重要です。

Excelで保存する名前に日付や番号を入れて、過去の資料と区別できるようにする。

＜事例＞

せっかく作成したExcelファイルがどこに保存したか分からなくなったことありませんか？

修正したはずのExcelファイルが、修正前に戻ってしまっている？

＜対策１＞

「名前をつけて保存」名前は分かり易く

貴方はExcelファイルを保存する時にどのようなファイル名で保存してますか？

下記のように作成したExcelの内容が分かるように、データのタイトルなどで保存していると思います。

あまり「Ａ」とか「１」みたいな簡単な名前にはしないのではないでしょうか。意味の無い簡単な名前にしてしまうと、後で探す時に内容が想像しづらいですよね。

ファイル名を内容が分かる表タイトルにした例

＜対策２＞

保存するファイル名に日付や番号を入れる。

保存するファイル名の前後に日付や連番などを付けると良いでしょう。

■ファイル名に日付を追加して「名前をつけて保存」

保存する名前を分かり易くしたうえで、さらに時系列を明記します。

ファイル名の後ろに日付を付加した例

※例のように「６月度売上」だと、何年の６月か分かりづらいので注意が必要です。

オヤジのよく使うファイル名の例

• 2020年6月度売上_20200801
• 2020年6月度売上_20200801_修正2回目
• 2020年6月度売上_20200801_速報値により未確定
• 2020年6月度売上_Rev1_20200801
• 20200801_2020年6月売上

など

＜対策３＞

作業終了後は不要なExcelファイルを削除

すべての作業が終わったら、最新のファイルだけ残して、古いファイルは削除してもいいと思います。

<まとめ>

時系列に保存することにより、編集前のバックアップが認識でき、ファイルが壊れた時や間違えて編集した時も、復旧し易くなります

Excelデータの見せ方には個人差がありますが、簡単な操作だけでできること。

＜事例＞

このExcelデータは何をまとめたモノですか？

答えは「売上」ですね。

＜対策１＞

Excelの見せ方１：主役をハッキリと見易くする。

Excelには色々な文字の書体が準備されています。主役の数値には目立つ書体を使用してみてください。

単純に太字にすることでもハッキリとしますが、数ある書体の中で自分好みの書体を選ぶほうをオススメします。

＜対策2＞

Excel見せ方２：数値の単位

簡単なことですが、数値の単位を表示する習慣を身につけてください。

主役の数値が何を示しているのかは大変重要です。

数値が円、ドルまたはユーロなのか、重さや長さも数値で表されます。

＜対策３＞

Excelで数値を千円単位で表示する方法

見せ方２の単位ですが、資料によっては千円単位で表示したい時があると思います。

苦手な方がやってしまいそうな作り方を見て、何が悪いか、どうするのがオススメか説明します。

こちらは7月度の売上例です。

千円単位を四捨五入して手入力すると

こんな感じに手入力している人がいると思いますが、ちょっと残念です。

上下を比べてください。合計額が増えてしまいました。

合計欄の計算をやめて、すべて手入力すればいい？

電卓で合計を計算するのですか？

合計欄を自動計算させないなら、表計算を使用する意味が無くなってしまいます。

データ量が多かったら、尚大変ですね。

Excelの機能（セルの書式設定）を使えば簡単

１．数値のセルをドラッグして選択します。

２．選択された数値の上で右クリックして「セルの書式設定」を選択

３．「表示形式」で「ユーザ定義」を選択

４．「種類」欄で「#,##0;[赤]-#,##0」を選択します。

５．赤枠で選択された箇所に以下のとおり入力します。

　　　千円単位の場合　　　「#,##0,;[赤]-#,##0,」

　　※百万円単位の場合　　「#,##0,,;[赤]-#,##0,,」

６．千円単位で表示されました。

因みに、オヤジは以下を好んで使用してます。

　千円単位の場合　　「#,##0,;▲#,##0,」

マイナスの時、▲1,000と表示されます。

＜まとめ＞

Excelの見せ方は好みにより個人差がありますが、Excelの機能を活用してみましょう。

Excelの体裁を整える好みには個人差がありますが、簡単な操作だけでできること。

まずは、オヤジに届いた次のExcelデータでご説明します。

＜事例＞

Excelデータの体裁

このExcelデータを見て、貴方はどう思いますか？

• この程度なら、Excelが苦手な方でも簡単に作成できますね。
• 東京店の売上が悪いですね。
• 文字が小さ過ぎて見えない。

オヤジ：まだ途中？？？

注目して頂きたいのは、黄色で選択された空欄の部分です。

オヤジはExcelデータを受け取って考えました。
「平均売上を表示しようとしてる？」
「売上構成比を表示しようとしてる？」

オヤジの心配とは予想外に、作成者は何も表示するつもりは無かったようです。

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＜対策１＞

不必要な空欄を消す

不必要な空欄を消すだけで、資料を見た感じは変わってきます。

印刷するならこのままでも大丈夫ですね。

プロジェクタでの表示やオンライン会議のExcel資料共有

最近、勤務体系が変化しテレワークなどでオンライン会議も増えていますね。
このままのExcelデータを画面に映すと罫線が良く見えませんね？

対策として

• 印刷イメージになるPDF形式で保存して、PDFファイルを共有する。
• 罫線を太くする。
• Excelのまま表示するなら、ひと手間加える。

＜対策２＞

Excelを表示するなら、白く塗りつぶせ！

赤枠で囲まれた箇所をクリックしてください。
Excelシート全体が範囲選択されます。

Excelシート全体を「白、背景１」で塗りつぶします。

これでセルの線が消え、罫線が綺麗に見えます。

プロジェクタ表示や画面共有する際に見易くなったのではないでしょうか。

＜対策3＞

Excelの体裁 プラスα

• 項目名の空欄に「店舗名」と入力
• 項目名を中央揃えして、任意の色で塗りつぶし
• 店舗名を中央揃えにする
• 合計欄の罫線を太くし、行間の罫線を点線にする

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＜まとめ＞

体裁を整える場合、人それぞれの好みがあり「絶対これ！」はありませんが、他人が見て見易いかどうかをまずは考えてみてください。

Excel 仕事で誰にも聞けず、できるフリしてませんか？

• 隠してたけど、本当はExcelが苦手。
• ワープロソフトと何が違うの？
• 関数って何？
• 資料を作っても、誰も誉めてくれない。

オヤジのExcel講座では、初心者やExcelが苦手な方に最低限知ってほしい使用方法をお知らせします。

オヤジの個人的な主観だらけのオススメ使用方法ですが、ご参考にして頂けたら幸いです。

Excelで最低知っててほしいこと

まずは今すぐに試してもらいたいオススメが３つあります。

最近の業務形態がテレワークが増えてきて、オンライン会議の資料をパソコン上で共有することも増えてますよね。

プロジェクタやＰＣ画面上に資料を共有してExcelが写された時、分かりづらい資料だと格好悪いですよね？

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Excel　オヤジのオススメ

１、体裁を整える

体裁を整える好みには個人差がありますが、簡単な操作だけでできること。

２、データの見せ方

見せ方って個人差がありますが、簡単な操作だけでできること。

３、保存する名前を時系列化

保存する名前に日付や番号を入れて、過去の資料と区別できるようにする。